Drie soorten kosten in jouw bedrijf? Het klinkt heel eenvoudig en ik ben ervan overtuigd dat het je ook echt kan helpen bij het krijgen van grip op jouw bedrijf. Het maken van kosten is onvermijdelijk in het bouwen van een bedrijf. Maar, hoe meer kosten je maakt, hoe minder winst je overhoudt. Winst (voor belasting) is namelijk het verschil tussen al je opbrengsten (geld uit verkopen) min al je kosten. Deze kosten kun je op allerlei verschillende manieren indelen.

Misschien ken je de categorieën verkoopkosten, huisvestingskosten, advieskosten, personeelskosten etc. wel als de standaardindeling uit je boekhoudprogramma. Maar heel eerlijk: geeft deze indeling je voldoende inzicht om echt grip te krijgen op je kosten en je kosten ‘voor je te laten werken’? Ik daag je daarom uit om jouw kosten vanuit een ander perspectief te zien: verdeel je kosten in de volgende soorten kosten in jouw bedrijf: groeigeld, verbetergeld en de kernactiviteiten.

Deze drie soorten kosten in jouw bedrijf kun jij verdelen:

Wat zijn kosten voor kernactiviteiten?

De kosten voor kernactiviteiten kun je vergelijken met de vaste kosten in je bedrijf. Het zijn de kosten die je nodig hebt om je onderneming te laten draaien. Voorbeelden zijn de huur van je kantoor, abonnementen, verzendkosten, webhosting, je boekhoudpakket, energiekosten, verzekeringen etc.

Wat is verbetergeld?

Verbetergeld zijn de kosten die je maakt om processen in je onderneming te verbeteren. Processen die als startende onderneming nog prima liepen maar langzaam maar zeker enorm veel frustratie, tijd en geld gaan kosten. Een voorbeeld is het investeren in automatiseringen tussen je voorraadsysteem en boekhoudsysteem of überhaupt het implementeren van een voorraadsysteem. Of bijvoorbeeld het investeren in een CRM (Customer Relationship Management) systeem zodat je alle afspraken en documenten per klant netjes verzamelt in één systeem met minder verloren zoektijd en vergeten informatie als resultaat. Het zijn kosten die je maakt om een sterker fundament te bouwen in je onderneming en je uiteindelijk veel gaan opleveren.

Wat is groeigeld?

Groeigeld zijn de kosten die je maakt voor nieuwe werkzaamheden en groei. Voor groei moet je bewust kiezen. Als je enkel blijft doen wat je doet zal je bedrijf nooit écht snel groeien en veranderen. Oké, natuurlijk zijn er uitzonderingen, maar die even daar gelaten.

Als je echt wil groeien moet je hierin investeren. Denk aan het doen van investeringen om een nieuwe product in de markt te zetten of je product in een nieuwe (internationale) markt te verkopen. Het besturen van een groeiend bedrijf wordt niet voor niets ook vergeleken met topsport. Groeigeld kan je dus ook besteden aan leiderschapstrainingen of het inhuren van externe experts. Om te weten hoe je je groeigeld gaat besteden moet je eerste weten wat je ondernemersplan is, je ambities en je mijlpalen.

Als je strategie duidelijk, dan kies je je doelen, of in andere woorden je KPI’s, en bepaal je welke acties en kosten daarvoor moeten worden genomen.

De drie soorten kosten in de praktijk

Stel je voor dat je de eigenaar van een groeiende food startup of een webshop of een conceptstore. Eigenlijk maakt het niet zoveel uit: je kunt dit principe van het verdelen van je kosten altijd toepassen. Stel: jouw omzetdoel is 40K per maand. In je financieel plan / budget heb je opgenomen dat je 20K kosten kan maken. Dit bedrag wil je zo optimaal mogelijk benutten. Je wil namelijk kosten maken die jouw uiteindelijk meer opleveren.

Het totale bedrag aan kosten verdelen we tussen 50% kernactiviteiten, 50% groeigeld en 50% verbetergeld. Dit is natuurlijk enorm afhankelijk van jouw onderneming en de fase waarin de onderneming zich bevindt. Maar laten we dit even als voorbeeld nemen.

50% kernactiviteiten

In het voorbeeld van 20K aan kosten ‘mag’ je dus 50% geld uitgeven aan de kernactiviteiten. Zet al deze kosten op een rijtje en bekijk kritisch of je hier nog op kan besparen. Elke maand de werkelijke kosten aan kernactiviteiten vergelijken met je budget en de kosten van de vorige maand zorgt ervoor dat deze kosten aan kernactiviteiten niet stiekem en onnodig oplopen. Want als én je webhosting, én je kantoor, én de verzendkosten per stuk, én je verzekeringen én dit, én dat, én zus, én zo stiekem duurder worden gaat er hap-snap ineens winst weg naar kosten die je niet helpen naar groei of meer winst.

Sommige kosten van kernactiviteiten zullen gerelateerd zijn aan je omzet; zoals verzendkosten. Als de verzendkosten toenemen als je omzet toeneemt is dat dus logisch. Bekijk dan of de verzendkosten in verhouding tot je omzet (dus procentueel) niet toenemen. Nog beter is het als de verzendkosten ten opzichte van je omzet afnemen: omdat je korting krijgt voor het verzenden van grote aantallen.

Bekijk bij de kernactiviteiten ook je personeel. Als je freelancers inhuurt voor bijna een fulltime functie en je weet dat je voor de komende tijd genoeg werk hebt, overweeg dan vaste dienst. Dat kan voor beide kanten veel opleveren!

Interesse in een kritische blik op de soorten kosten in jouw bedrijf en benieuwd naar het verbeterpotentieel voor jouw bedrijf? Maak kans op een gratis strategiegesprek waarin je de eerste meteen toepasbare tips krijgt.

25% verbetergeld

Het is een utopie dat het perfecte fundament vanaf dag 1 is gebouwd. Dat is ook niet nodig. Het is zelfs een beetje gek om een automatische e-mailflow te bouwen als je nog niemand op je e-maillijst hebt staan. Gedurende het groeiproces wéét je namelijk ook steeds beter waar echt de behoefte ligt om je processen de verbeteren en efficiënter te maken.

Een paar makkelijke tools om snel te identificeren wat goede bestemmingen zijn voor jouw verbeterbudget:

• In de analyse van de kernactiviteiten ben je erachter gekomen dat de kosten sneller stijgen dan de omzet.
• Houd bij waar jij (en je team) tijd aan besteden. Waar gaat onnodig veel tijd naar toe?
  • Ben je nu bijvoorbeeld 1 uur per dag bezig met het inplannen van afspraken of het verzenden van facturen. Automatiseer een planningssysteem of een automatische koppeling tussen je webshop en je boekhoudsysteem.
  • Duurt het inpakken en verzenden van bestellingen steeds langer omdat het assortiment aan artikelen toeneemt? Investeer in een voorraadsysteem en een structuur in je magazijn.

Als je in kaart hebt gebracht wat de focuspunten zijn voor verbeteringen in je bedrijf, maak je hier vervolgens een plan van aanpak en budget voor.

25% groeigeld

Persoonlijk is groeigeld mijn favoriete categorie. Als je de ambitie hebt om te groeien met je bedrijf moet je durven investeren in groei. Groeigeld zijn de kosten die je maakt om je bedrijf doelgericht te laten groeien. Het besteden van het groeigeld is spannend: je wéét nog helemaal niet wat het gaat opleveren. Hoe bepaal je je groeigeld?

• Wat is lange termijn ambitie voor je bedrijf? Wat is je bedrijfsstrategie? Hoe ontwikkelt jouw branche zich en hoe wil jij top of mind blijven binnen je branche?
• Van strategische plannen naar concrete doelen, mijlpalen en KPI’s. Ga van ‘de grootste aanbieder van duurzame koffie in Europa in 5 jaar‘ naar ‘Het aanboren van de Duitse markt‘ naar ‘Het onderzoeken naar de verschillen in de Duitse en markt en klanten werven op deze markt‘ naar ‘Het aanstellen van een marketingstrateeg om de opties in kaart te brengen en een salesteam om klanten te werven’ naar ‘minimaal 5000 verkopen in de Duitse markt in het volgende kwartaal‘ naar ‘een marketing en salesbudget van XX EURO‘.

Heeft jou bedrijf nog onvoldoende middelen om de groei en de snelheid van de groei te realiseren die jij graag wil? Heb jij je plannen uitgedacht en een financieel plan met verschillende scenario’s uitgedacht en ben je overtuigd van het succes? Bekijk dan of je met het aantrekken van extern groeikapitaal.

PS: je kunt de standaardcategorieën zoals verkoopkosten, huisvestingskosten, personeelskosten etc niet zomaar vergeten. Deze categorieën heb je namelijk nodig voor het opmaken van je jaarrekening en het invullen van de belastingaangiften.

Is jouw bedrijf toe aan strategisch advies op het gebied van kostenbesparingen van kernactiviteiten, het in kaart brengen van de beste opties voor verbeterprojecten of het strategisch meedenken over groeigeld? Wil je de soorten kosten in jouw bedrijf optimaliseren? Afhankelijk van het type project en onderneming kunnen we een match zijn. Neem vrijblijvend contact op om te kijken of we wat voor elkaar kunnen betekenen: