aanloopkostenincanva

Waarom moet ik mijn administratie opzetten voordat ik mijn onderneming start?

Het opzetten van de administratie staat bij de meeste startende ondernemers niet bovenaan de to-do list. Toch zijn er twee belangrijke redenen waarom je eigenlijk je administratie moet opzetten voordat je bedrijf live gaat: het urencriterium en de aanloopkosten. Lees gauw verder als jij hulp nodig hebt bij het opzetten van jouw administratie, en wilt weten waarom dit zo belangrijk is.

Aanloopkosten

Wat is het?

Aanloopkosten zijn de zakelijke kosten die je maakt voordat je officieel ondernemer wordt voor de inkomstenbelasting. De kosten die je maakt in de 5 jaren voordat je officieel classificeert als ondernemer, mogen worden meegenomen in de aangifte inkomstenbelasting. Natuurlijk moeten deze kosten wel direct gerelateerd zijn aan je onderneming. Ook als ondernemer voor de omzetbelasting (btw) mag je deze kosten in de eerste aangifte in aftrek nemen.

Welke kosten tellen mee?

Alle kosten die je hebt gemaakt om je onderneming op te richten tellen mee. Voorbeelden zijn de kosten voor een marktonderzoek, websitekosten, drukkosten voor visitekaartjes of advieskosten. Het moeten wel kosten zijn die je anders niet had gemaakt. Zo kun je je internetkosten niet met terugwerkende kracht opvoeren, dit had je namelijk zonder start van je onderneming ook afgesloten (of in ieder geval, ik kan niet zonder).

Wat houd je precies bij?

Een overzicht van de kosten inclusief onderliggende facturen. Hoewel er qua bijhouden geen specifieke vereisten zijn vind ik de volgende indeling handig.

balk aanloopkosten administratie

    • Datum. De datum waarop de kosten zijn gemaakt.
    • Factuurnummer. Dit nummer staat op alle facturen die je ontvangt.
    • Omschrijving. Staat ook bijna altijd op de factuur en anders kun je zelf een omschrijving maken zoals website bouwen.
    • Bedrag ex btw.
    • Btw bedrag.
    • Btw %. Staat vaak op de factuur of kun je berekenen door bedrag ex btw / bedrag inc btw. Dit is handig voor eventuele latere btw aangiften.
    • Bedrag incl. btw.
    • Referentienummer. Voeg dit toe zodat je de facturen makkelijk kan terugvinden, bijvoorbeeld een doorlopende nummering.

Dus heb je de ambitie om in de nabije toekomst echt te starten met ondernemen? Houd dan een overzicht bij, inclusief alle facturen, van de kosten die je hebt gemaakt. Zelf vind ik het fijn om dit, inclusief alle hersenspinsels van ondernemers ideeën, bij te houden in google drive. Maar in Excel, een map op je computer of hardcopy kan natuurlijk ook.

Lees meer..  Waarom kostprijsberekeningen en prijsbudgetten écht belangrijk zijn

Urencriterium

Wat is het?

Het urencriterium is vastgesteld door de belastingdienst en bedraagt 1.225 uur. Op het moment dat je 1.225 uur of meer hebt gemaakt kom je in aanmerking voor aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek en een startersaftrek, wat je belastbare bedrag voor de belasting verlaagt waardoor je minder belasting betaalt.

Welke uren tellen mee?

In principe tellen alle uren die je besteedt aan je onderneming mee voor het urencriterium. Dit zijn de directe uren die je factureert aan je klant, maar ook de uren die je besteed aan je website, je marketing, je administratie of het bijwonen van trainingen. Het urencriterium geldt zowel voor bedrijven die diensten verlenen als bedrijven die een product verkopen.

Hoe houd je de uren bij?

De belastingdienst kent geen vereiste vorm voor het bijhouden van de uren. De enige eis die de belastingdienst stelt is dat je, als er om wordt gevraagd, je kunt aantonen dat je hebt voldaan aan het urencriterium. Je kunt de uren dus bijhouden in een agenda (bijvoorbeeld de google agenda gekoppeld aan je e-mail), Excel, een app (zoals Toggl of Timesheet) of een boekhoudpakket. Het voordeel van een boekhoudpakket is dat je urenregistratie rechtstreeks gekoppeld is aan de facturatie.

Wat houd je precies bij?

Hoewel er geen specifieke vereisten zijn, vind ik de volgende indeling het handigst, om uren bij te houden.

balk urencriterium

      • Datum. De datum waarop de uren zijn gemaakt.
      • Intern/extern. Externe uren zijn uren die je specifiek aan een klant kan toerekenen. Interne uren zijn alle overige uren, ook wel indirecte uren genoemd.
      • Categorie. Bij externe uren zet ik hier de klant neer. Bij interne uren de categorie zoals marketing, administratie, website netwerkactiviteit.
      • Omschrijving. Hier leg ik de categorie verder uit. Bij klantwerkzaamheden het specifieke (deel)project en bij interne uren bijvoorbeeld instagramcontent week X.
      • Uren. Het aantal gewerkte uren per kwartier, half uur of uur.
      • Rating. Dit is puur persoonlijk. Maar hierin kun je vastleggen hoeveel plezier je hebt in een taak. Eens per maand kun je dan herevalueren of je je klantfocus wil verleggen of bijvoorbeeld bepaalde taken zou kunnen uitbesteden.

Schrijf je uren iedere dag. Je vergeet het sneller dan je denkt.

Wat kun je er nog meer mee?

Naast het bijhouden van je uren voor de belastingdienst geeft het je inzicht in de financiële prestaties van je bedrijf. Gebruik het voor analyses van je directe en indirecte uren ten opzichte van je omzet. Het kan je helpen aan antwoorden op vragen als ‘Wat is je gemiddelde uurtarief?’, ’Welke type klanten is het meest winstgevend?’, ‘Welke indirecte taken kosten relatief veel tijd?’ . Hierover meer in een aparte blog.

Lees meer..  Startende ondernemer? Tips voor de administratie!

Wist je dat?

      • Het volle urencriterium van 1.225 uur ook geldt als je halverwege het jaar begint? Om het urencriterium te halen, en van de aftrekposten gebruik te kunnen maken, kun je dus beter in de eerste maanden van het jaar beginnen met ondernemen dan in de laatste maanden van het jaar.
      • Ook als je nog gedeeltelijk in loondienst bent kun je gebruik maken van het aftrekposten als je aan het urencriterium voldoet. Je moet wel meer uren aan je onderneming besteden dan aan je baan in loondienst.
      • Als je zwanger bent mag je 16 weken lang je gemiddelde aantal uren per week meetellen alsof je deze wel gewerkt hebt.
      • Als je start met ondernemen vanuit een arbeidsongeschiktheidsuitkering geldt er een aangepast urencriterium van 800 uur.

Houd jij je administratie al bij? En wat vind jij een fijne manier om alles bij te houden? Of ben je na het lezen van dit blog overtuigd en ga je straks meteen beginnen met je administratie opzetten?

Masterclass 'In 5 stappen meer financieel inzicht in jouw merk'

Meer winst, structuur en financiële rust

Doe mee met mijn gratis masterclass en ontdek welke stappen er gegarandeerd voor gaan zorgen dat jij binnen no-time meer financieel inzicht krijgt en een winstgevender merk bouwt.