Als je ondernemer bent, krijg je te maken met het bijhouden van je administratie. Dit is onvermijdelijk. Zo moet je elk kwartaal aangifte omzetbelasting doen, jaarlijks de aangifte inkomstenbelasting en moet je je administratie goed bijhouden. Als je zelfstandige bent kun je ook genieten van een aantal aftrekposten, waardoor het bedrag aan inkomstenbelasting lager kan uitvallen. Om gebruik te maken van deze aftrekposten, moet je voldoen aan het urencriterium. Hoeveel uur moet je werken voor het urencriterium en waarom geldt er eigenlijk zo’n regel? Dat lees je in deze blog.

Lees ook: Hoe voorkom je als ondernemer een slechte investering?

Wat is het urencriterium?

Het urencriterium is een regel of voorwaarde wat is opgesteld door de Belastingdienst zodat ZZP’ers gebruik mogen maken van bepaalde aftrekposten. Dit urencriterium is een minimum van 1.225 uur per kalenderjaar, wat neerkomt op ruim 23 uur per week, vakanties niet meegerekend. Dit betekent dat je als ZZP’er minstens 1.225 uur aantoonbaar aan je onderneming moet hebben gewerkt, om gebruik te maken van deze aftrekposten.

Voor het urencriterium reken je globaal alle uren die je direct en indirect aan je onderneming besteedt. Hier ga ik verder in de blog uitgebreid op in.

Waarom is er een urencriterium?

Maar waarom is er dan een urencriterium? Kun je niet gewoon gebruikmaken van de aftrekposten zonder dat je je uren bijhoudt? Nee, zo werkt het helaas niet. De Belastingdienst heeft deze norm ingesteld zodat niet iedereen zich bij de KvK kan inschrijven en met minimale inspanning van belastingvoordelen kan genieten. Het urencriterium is er dus om het eerlijker te houden, zodat alleen ondernemers die voldoende tijd in hun bedrijf hebben gestoken, kunnen genieten van belastingvoordelen door aftrekposten.

Fiscale voordelen waar de urennorm voor geldt

Als je aan het urencriterium voldoet, minimaal 1.225 uur per kalenderjaar, dan kun je van bepaalde fiscale voordelen genieten. Dit heten ook wel de aftrekposten. Voor de meeste ondernemers zijn dit de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Wat houdt dit precies in?

Zelfstandigenaftrek

Als je ondernemer bent en je voldoet aan het urencriterium en je hebt de officiële AOW-leeftijd nog niet behaald aan de start van het kalenderjaar, dan heb je recht op de zelfstandigenaftrek. Dit bedrag is in 2021, 6.670 euro. Dit betekent dat je dit bedrag van je winst mag afhalen. Je betaalt dan uiteindelijk minder inkomstenbelasting.

Startersaftrek

Je kunt in sommige gevallen ook gebruikmaken van de startersaftrek. In 2021 is dit bedrag 2.123 euro. Om hiervan gebruik te mogen maken, moet je aan een aantal voorwaarden voldoen:

• In de afgelopen vijf jaar heb je minimaal één jaar geen eigen onderneming gehad,
• Je hebt in de afgelopen vijf jaar niet meer dan tweemaal gebruik gemaakt van de zelfstandigenaftrek,
• Daarnaast voldoe je aan het urencriterium van 1.225 uur.

Je wil graag gebruikmaken van deze aftrekposten omdat dit je belastbare winst verlaagd. Uiteindelijk betaal je dus over een lager bedrag inkomstenbelasting, wat voor jou dus voordeliger uitpakt. Ik zal het beter uitleggen aan de hand van een rekenvoorbeeld.

Rekenvoorbeeld urencriterium

Je betaalt als ZZP’er eens per jaar inkomstenbelasting:

Inkomstenbelasting = omzet – kosten = winst. De inkomstenbelasting wordt belast over de winst van het afgelopen jaar. Maar je mag dus gebruikmaken van bepaalde aftrekposten als je voldoet aan het urencriterium. Stel dat we de volgende situatie hebben:

Omzet = 150.000, kosten = 50.000 en je voldoet aan het urencriterium.

• 150.000-50.000=100.000 winst. Zonder aftrekposten zou je dan inkomstenbelasting betalen over deze ton. Voldoe je aan het urencriterium, dan mag je de zelfstandigenaftrek van 6.670 eraf halen.
  • 100.000-6.670=93.330 euro. Je betaalt dus belasting over de 93.330, dit is dus al een minder bedrag wat je aan belasting zal moeten betalen.

Voldoe je ook aan de eisen die ik hierboven heb uitgelegd over de startersaftrek? Dan mag je deze 2.123 euro er daarna nog afhalen.

• 93.330-2.123=91.207 euro winst na de startersaftrek.

Wat betekent dit nou? Je betaalt als ZZP’er inkomstenbelasting over je winst van dat jaar. Na deze aftrekposten is je winst dus lager, dus is het bedrag aan belasting ook lager. Je betaalt dus over 8.793 euro (zelfstandigen- + startersaftrek) geen inkomstenbelasting. Dit is voordelig voor jou.

Welke uren vallen onder het urencriterium?

Het urencriterium in 2021 is vastgesteld op 1.225 uur per kalenderjaar. Welke uren vallen daar dan onder? Er is vastgesteld dat alle uren die je indirect of direct aan je onderneming besteedt, tellen voor het urencriterium. Je mag namelijk zelf bepalen hoe jij je onderneming hebt ingericht, dit kan de Belastingdienst niet voor jou doen.

Het maakt voor het urencriterium dus niet uit of deze uren productief of improductief zijn. Ook maakt het niet uit of deze uren vanuit ondernemersperspectief handig zijn om in te zetten. Dit mag je dus helemaal zelf invullen, je moet het alleen wel kunnen aantonen in je administratie. Begin je halverwege het jaar met je onderneming? Dan geldt die 1.225 uur alsnog voor jou.

Directe uren en indirecte uren

Bij het bijhouden van je uren voor de administratie wordt gebruik gemaakt van indirecte en directe uren. Wat valt hieronder? En maakt dit uit voor het urencriterium?

Directe uren

Directe uren zijn de uren die jij rechtstreeks in rekening brengt bij je klant. Elk uur wat jij dus werkt, staat in lijn met een bedrag wat je ervoor krijgt.

Indirecte uren

Indirecte uren zijn uren die jij niet rechtstreeks kunt declareren, maar die je toch moet vervullen omdat dit wel bij je onderneming hoort. Denk hierbij aan je administratie doen, facturen versturen en voldoen, marketingactiviteiten en eventuele andere zaken die niet rechtstreeks gekoppeld kunnen worden aan een opdracht of een order.

Zowel indirecte als directe uren tellen mee voor het urencriterium. Het is alleen van belang dat je dit kunt aantonen: je moet een goede administratie bijhouden waarin vermeld staat welke uren voor welke activiteit staan.

Let op: je mag alleen uren meetellen die je ook daadwerkelijk gewerkt hebt. Je mag bijvoorbeeld geen uren meerekenen waarop je beschikbaar bent voor telefoontjes (en je geen telefoontjes hebt gehad). Krijg je een telefoontje en ben je hier een uur mee bezig geweest? Dan is dat dus 1 uur dat meetelt voor het urencriterium.

Wat als je niet aan het urencriterium voldoet?

Als je niet aan het urencriterium voldoet mag je geen gebruik maken van de hierboven genoemde aftrekposten. Als je dit toch doet en je krijgt een controle van de Belastingdienst, dan riskeer je een boete. Ook moet je je urenregistratie goed hebben bijgehouden om een boete te voorkomen.

Hoe zit het met het urencriterium en Corona?

Door de recente ontwikkelingen met Corona heeft de Belastingdienst een uitzondering gemaakt voor 2020/2021. Van 1 maart 2020 tot 1 oktober 2020 mag je de 24 uur per week voor je onderneming noteren, ook al heb je deze uren niet gewerkt. Dit geldt ook voor 1 januari 2021 tot 1 juli 2021.

Wanneer geldt het verlaagd urencriterium?

Wanneer je arbeidsongeschikt bent en toch gebruik wilt maken van de startersaftrek, dan geldt het verlaagd urencriterium. Dit is 800 uur in een kalenderjaar. Verder gelden er geen verlagingen van het urencriterium zonder geldige omstandigheid.

3 tips voor urenregistratie voor ondernemers

Voor het succesvol bijhouden van je urenregistratie voor ondernemers heb ik hier wat tips voor je:

• Je kunt je uren heel gemakkelijk bijhouden in Moneybird, waar je ook je verdere administratie in kunt doen. Ook de gratis app Toggl biedt deze mogelijkheid.
• Maak er echt een gewoonte van, vaak vergeet je het bijhouden en moet je ineens voor een maand je werktijden herinneren. Maak er een gewoonte van dat je als het ware gaat ‘klokken’. Als je begint met werken schrijf je je tijd op, zo ook wanneer je klaar bent.
• Vind je het online bijhouden teveel gedoe of vergeet je het dan? Je mag je uren ook bijhouden in een papieren agenda. Koop ergens een simpele agenda die je alleen voor je uren gebruikt, je kunt dan heel makkelijk bij elke dag je begin- en eindtijd opschrijven.

Uiteindelijk is het urencriterium dus een heel belangrijk onderdeel voor je onderneming. Denken dat het niet zoveel uitmaakt en het maar links laten liggen, kan je een heleboel belastingvoordelen kosten. Bovendien riskeer je ook een boete. Misschien toch wel een idee om er serieus mee aan de slag te gaan.