btw-aangifte doen

Btw-aangifte doen als ondernemer: 4 tips en handigheden

Als je gaat ondernemen, ga je ongetwijfeld te maken krijgen met het begrip ‘btw’. Btw staat voor belasting toegevoegde waarde, ook wel omzetbelasting genoemd. Btw betekent dus dat je belasting afdraagt over de omzet die je draait. Btw-aangifte doen betekent dat je als ondernemer elk kwartaal jouw omzetbelasting afdraagt aan de Belastingdienst. Bijna alle ondernemers doen elk kwartaal aangifte omzetbelasting. In deze blog geef ik je 4 tips en handigheden over hoe je makkelijk btw-aangifte kunt doen. Ook leg ik wat meer uit over wat de btw-aangifte allemaal inhoud en waar je goed om moet denken.

De meeste ondernemers doen elk kwartaal btw-aangifte. Een enkeling doet maandelijks of jaarlijks btw-aangifte, maar in deze blog ga ik even uit van de meerderheid. De blog is daarom toegespitst op elk kwartaal btw-aangifte doen.

Btw-aangifte doen als ondernemer

Bijna alle ondernemers in Nederland moeten elk kwartaal aangifte omzetbelasting doen, oftewel btw-aangifte. Je doet dus vier keer per jaar btw-aangifte, wat betekent dat je per 3 maanden btw over de afgelopen periode afdraagt.

  • Kwartaal 1 (januari, februari, maart): aangifte doen tussen 1-30 april
  • Kwartaal 2 (april, mei, juni): aangifte doen tussen 1-31 juli
  • Kwartaal 3 (juli, augustus, september): aangifte doen tussen 1-31 oktober
  • Kwartaal 4 (oktober, november, december): aangifte doen tussen 1-31 januari

Je hebt dus altijd na elk kwartaal precies 1 maand de tijd om de btw-aangifte te doen. Het is belangrijk om je echt aan deze tijdslimiet te houden, anders krijg je een btw-boete. Dit kan oplopen tot duizenden euro’s, dus het is wel echt de moeite waard om je aan deze deadline te houden.

Wat is de btw-aangifte?

De btw-aangifte, of de aangifte omzetbelasting, is het proces waarbij je na elk kwartaal belasting over je omzet afdraagt, over de afgelopen 3 maanden, aan de Belastingdienst. Dit is verplicht om te doen. Veel beginnende ondernemers vinden dit een ‘pijnlijk’ of ongemakkelijk moment, omdat ze het idee hebben dat ze veel van hun welverdiende omzet moeten afdragen. Maar btw is niet van jou en dat is het ook nooit geweest.

Je berekent je prijzen op basis van inkopen, inkomstenbelasting, verzending, arbeidskosten, winst en nog eventuele andere kosten die je moet maken. Btw reken je hier nooit in mee. Btw is het bedrag (vaak 21%) wat jij over je vraagprijs moet rekenen, wat de afnemer eigenlijk betaalt. Die 21% gaat dus eigenlijk regelrecht van de portemonnee van de kopende partij naar de Belastingdienst: jij bewaart het slechts 1-3 maanden voor ze.

Het feit dat jij elk kwartaal btw-aangifte doet, betekent niet dat je elk kwartaal btw afdraagt. Als je meer kosten hebt gemaakt (en dus meer btw hebt betaald over zakelijke uitgaven) dan dat je verkocht hebt (en dus het btw bedrag dat jij ontvangen hebt), dan kan het best zo zijn dat je btw terugkrijgt. Dit is vaak zo bij startende ondernemingen of ondernemingen die een grote investering doen.

Lees meer..  Prijsbepaling product: hoe bereken je een goede prijs?

Is er een verschil tussen omzetbelasting en btw-aangifte?

Nee, er is geen verschil tussen omzetbelasting en btw-aangifte. Btw betekent letterlijk belasting toegevoegde waarde en is hetzelfde als omzetbelasting.

Als je als ondernemer aan mede-ondernemers levert, dan presenteer je vaak een prijs exclusief btw. Op de factuur komt er dan natuurlijk nog btw bij, die de ondernemer dan alsnog betaalt. Dit komt omdat ondernemers de betaalde btw kunnen terugvragen. Als je aan consumenten levert, dan reken je de btw bij de gepresenteerde prijs in. Dit komt omdat consumenten de btw niet kunnen terugvragen. Als je dus je product of dienst aan consumenten levert, dan is het wel handig om wel rekening te houden met btw. Stel dat je een telefoonhoesje verkoopt voor 2.50 euro, weet dat je daar 21% van moet afdragen als btw.

Verschillende btw-tarieven in 2021

Niet elke onderneming hoeft hetzelfde percentage btw af te dragen. Het hangt ervan af wat je onderneming als product of dienst levert. In het onderstaande overzicht zie je welke btw-tarieven er zijn.

  • 0%-tarief: Dit tarief wordt eigenlijk alleen gebruikt bij ondernemingen die grensoverschrijdende transacties uitvoeren. Denk hierbij aan (buitenlandse) ondernemers die goederen exporteren naar het buitenland. Hierbij is het belangrijk of het een EU of niet-EU land betreft. Lees de website van de Belastingdienst voor meer informatie over het 0%-tarief.
  • 9%-tarief. Dit tarief heet ook wel het laagtarief en wordt gebruikt voor etenswaren en drinken, (digitale) boeken, geneesmiddelen, tijdschriften en dagbladen.
  • 21%-tarief. Eigenlijk op alle overige producten en diensten wordt 21% btw gerekend. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, bijvoorbeeld in het geval van vrijstellingen of verleggingsregelingen.


Maakt het uit wie de btw-aangifte indient?

Btw-aangifte is dus verplicht voor alle ondernemers die btw-plichtig zijn. Hierbij maakt het niet uit welke rechtsvorm je hebt: eenmanszaken, vof’s of bv’s moeten allemaal btw-aangifte doen. Jijzelf, als eigenaar (of een mede-eigenaar) kunt de btw-aangifte indienen of je kunt iemand machtigen. Zoals een boekhouder of accountant.

Ook als je geen ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, kun je wel in aanmerking komen voor btw-aangifte. Je hoeft alleen geen btw-aangifte te doen bij een vrijstelling of als je mee doet aan de Kleine Ondernemersregeling, ook wel KOR genoemd.

Ondernemer voor de btw, KOR en vrijstelling

Als je nog niet langer dan drie jaar onderneemt, dan kun je je aanmelden voor de Kleine Ondernemersregeling (KOR). De KOR houdt in dat je geen btw heft over je product of dienst en deze dus ook niet hoeft af te dragen. Ondernemers in de KOR hoeven dus geen btw-aangifte te doen. Je moet nog steeds wel je administratie bijhouden, denk hier dus goed om.

Lees meer..  Een succesvol pitch deck maken: 19 tips

De KOR is geldig tot een omzet van 20.000 euro per jaar. Het is goed om te beseffen dat jij ook geen btw van zakelijke aankopen kunt terugvragen als je aan de KOR meedoet. Spelregels van de KOR even op een rijtje:

  • Tot een omzet van 20.000 euro per jaar
  • Maximaal 3 jaar ondernemer
  • Geen btw-aangifte hoeven doen, wel administratie bijhouden
  • Je heft geen btw en draagt deze dus ook niet af. Andersom mag jij dus ook geen btw terugvragen.

De KOR is lang niet voor iedereen een gunstige regeling. Als jij B2B levert, dan presenteer je sowieso al prijzen zonder btw. Vaak is de KOR alleen voordelig als je B2C levert, omdat je prijzen inclusief btw aan de consument presenteert. Wil je een grote investering doen? Reken dan eerst goed uit of de voordelen van geen btw afdragen opwegen tegen jouw uitgegeven btw niet kunnen terugvragen.

Btw aangifte doen als ondernemer: 4 tips en handigheden

1. Zo vergeet je de btw-aangifte nooit meer

Als je langer onderneemt, dan wordt het regelmaat om om de drie maanden btw-aangifte te doen. Ter herinnering kun je aan de start van elk jaar in je agenda automatische herinneringen zetten. Als je je boekhouding uitbesteedt, dan hoef je er zelf niet meer om te denken. Je boekhouder doet dan de btw-aangifte.

2. Welke btw hoort bij welk kwartaal?

Je draagt altijd btw af over de ontvangen omzetbelasting over de afgelopen drie maanden.

  • Kwartaalaangifte 1: januari, februari en maart
  • Kwartaalaangifte 2: april, mei en juni
  • Kwartaalaangifte 3: juli, augustus en september
  • Kwartaalaangifte 4: oktober, november en december


3. Bereken het btw bedrag

Het bedrag dat je moet afdragen als btw is meestal 9% of 21% (afhankelijk van wat jij verkoopt). Je kunt het btw bedrag per factuur apart zetten op een aparte betaalrekening, zodat je het niet uitgeeft. Verder heb je hele overzichtelijke boekhoudprogramma’s waarin je de btw overzichtelijk kan inzien. Daarnaast werkt een eigen Excel bestand natuurlijk ook prima.

4. Achteraf corrigeren met een suppletieformulier

Mocht je toch nog iets moeten wijzigen in je btw-aangifte omdat er iets veranderd is? Dan kun je dit achteraf laten wijzigen met een suppletieformulier. Op deze manier voorkom je een fout aangeleverde btw-aangifte.

Masterclass 'In 5 stappen meer financieel inzicht in jouw merk'

Meer winst, structuur en financiële rust

Doe mee met mijn gratis masterclass en ontdek welke stappen er gegarandeerd voor gaan zorgen dat jij binnen no-time meer financieel inzicht krijgt en een winstgevender merk bouwt.